B2B-цены, лимиты и документы: как не запутаться

В B2B цена почти никогда не бывает одной для всех. Она зависит от договора, объёма, группы клиента и условий поставки. Если эти правила живут в Excel и голове менеджера, ошибки неизбежны.

Разбираем, как описать цены, лимиты и документы так, чтобы система помогала продавать, а не создавала ручную работу.

Почему цены в B2B сложнее

В B2C одна цена и скидка. В B2B — договоры, индивидуальные прайсы, отсрочка и разные условия для групп клиентов.

• Базовая цена.
• Договорная цена.
• Индивидуальный прайс.
• Групповая скидка.
• Минимальная партия.
• Курс валют.
• НДС и поставка.

Базовая цена и договор

Базовая цена нужна как точка отсчёта. Договорная цена должна иметь источник, дату и ответственного.

• Источник цены.
• Дата начала.
• Срок действия.
• Ответственный.
• Связь с договором.
• История изменений.

Группы клиентов

Группы упрощают правила, но не заменяют индивидуальные договоры. Клиент может быть в группе и иметь особые условия.

• Сегмент.
• Уровень скидки.
• Минимальная партия.
• Условия оплаты.
• Доставка.
• Приоритет правил.

Индивидуальные прайсы

Индивидуальный прайс должен быть исключением, а не нормой. Иначе поддержка превращается в ручной пересчёт.

• Кому доступен.
• На какой период.
• Какие товары.
• Кто утвердил.
• Как часто меняется.
• Что делать при конфликте.

Скидки и минимальная партия

Скидка может зависеть от объёма, категории или суммы заказа. Правила должны быть прозрачными.

• Порог скидки.
• Категории.
• Сумма заказа.
• Минимальная партия.
• Кратность упаковки.
• Округление.

Валюты и курс

Если цены в валюте, нужно зафиксировать курс и дату пересчёта. Иначе счёт и сайт разойдутся.

• Валюта прайса.
• Курс.
• Дата фиксации.
• Округление.
• НДС.
• Условия поставки.

НДС и условия поставки

Для B2B важно, включён ли НДС и какие условия поставки действуют. Это влияет на счёт и документы.

• С НДС или без.
• Ставка.
• Условия поставки.
• Доставка.
• Упаковка.
• Сроки.

Лимиты и отсрочка

Кредитный лимит и отсрочка должны быть в системе. Менеджер не должен считать доступную сумму вручную.

• Кредитный лимит.
• Доступная сумма.
• Просроченная задолженность.
• Заказы в работе.
• Блокировка.
• Уведомления.

Согласование заказа

Согласование — часть процесса, а не лишний шаг. Важно, чтобы заказ не терялся и был понятен статус.

• Порог суммы.
• Роль согласующего.
• Уведомления.
• История решений.
• Отказ с причиной.
• Повторная отправка.

Документы и закрывающие

После заказа нужны счёт, накладная, УПД и акты. Если их собирают вручную, бухгалтерия тратит часы.

• Счёт.
• УПД.
• Акт сверки.
• Договор.
• Спецификация.
• История документов.

ЭДО

Электронный документооборот ускоряет закрывающие, но требует интеграции и поддержки разных форматов.

• Формат.
• Подпись.
• Статус.
• Экспорт.
• Ошибки.
• Права.

История цен

История помогает разобрать спор и понять, почему клиент получил другую цену.

• Кто изменил.
• Когда.
• Старое значение.
• Новое значение.
• Причина.
• Связь с заказом.

Типичные ошибки

Самая частая ошибка — держать правила в Excel и передавать их менеджерам устно.

• Нет источника истины.
• Цены вручную.
• Нет истории.
• Нет лимитов.
• Нет ролей.
• Нет проверки.
• Нет документов.

Как проверять

Соберите матрицу клиентов и заказов. Проверьте цену, лимит, скидку и документы на каждом сценарии.

• Клиент из группы.
• Клиент с договором.
• Клиент с долгом.
• Крупный заказ.
• Заказ с валютой.
• Заказ с НДС.

Чек-лист

Итог

B2B-цены и документы — это не бухгалтерия, а часть продаж. Чем меньше ручных правил, тем выше скорость и ниже риск ошибки.

Как описать правила цен

Начните с таблицы, где для каждого клиента или группы указано, какая цена применяется, на какой период и кто её утвердил. Если правило нельзя объяснить одной строкой, скорее всего, его нужно упростить.

Отдельно опишите приоритет правил: что важнее — индивидуальный договор, группа или акция. Конфликт правил — частая причина, по которой клиент видит одну цену, а счёт получает другую.

Как не сломать интеграцию

Цены и лимиты должны приходить из учётной системы. Если сайт хранит их у себя, данные разойдутся после первого изменения в 1С.

Обмен должен быть идемпотентным: повторная загрузка не создаёт дубли и не затирает ручные исключения. Для этого нужны стабильные идентификаторы, журнал и понятный порядок обновления.

Что видит менеджер

Менеджеру нужна карточка клиента с договором, лимитом, задолженностью и историей цен. Он должен видеть, почему система применила именно эту цену.

Если менеджер не понимает логику, он начнёт обходить систему и считать вручную. Это возвращает ручную работу и ошибки, от которых вы уходили.

Что видит клиент

Клиент должен видеть свою цену, доступный лимит и понятный статус заказа. Лишние поля и внутренние комментарии ему не нужны.

Если цена зависит от объёма, покажите порог и выгоду. Клиенту проще принять правило, когда он понимает, как его применяют.

Как тестировать

Соберите матрицу: клиент из группы, клиент с договором, клиент с долгом, крупный заказ, заказ с валютой и НДС. Прогоните каждый сценарий до документов.

Проверяйте не только сайт, но и счёт, УПД и выгрузку в 1С. Ошибка может появиться на стыке систем, а не в интерфейсе.

Поддержка правил

Правила меняются: новые договоры, акции, курсы и условия. Нужен ответственный, который обновляет их и проверяет результат.

Заведите регламент: кто может менять цену, какие документы нужны и как быстро изменение появляется на сайте. Без этого поддержка превращается в хаос.

Что делать при росте

При росте клиентов и SKU правила усложняются. В какой-то момент таблицы и ручные исключения перестают работать.

Заранее заложите возможность добавлять новые типы правил и сегменты. Но не стройте универсальную систему заранее: начинайте с реальных сценариев.

Как выбрать платформу

Платформа должна уметь работать с договорными ценами, ролями и документами. Если это не так, каждая новая группа клиентов будет требовать разработки.

Смотрите не на демо, а на реальные сценарии: клиент с индивидуальным прайсом, лимит, отсрочка, УПД и выгрузка в 1С. Проверяйте на данных, близких к боевым.

Как связать с 1С

Цены и лимиты должны иметь один источник истины. Если сайт и 1С считают по-разному, менеджеры будут сверять вручную.

Определите, какие поля обновляются автоматически, а какие требуют подтверждения. Например, индивидуальный прайс может быть исключением, которое нельзя затирать при импорте.

Документы и ЭДО

Документы должны формироваться из заказа, а не собираться вручную. Это снижает ошибки и ускоряет закрывающие.

Если клиенты используют ЭДО, проверьте форматы и статусы. Не все системы принимают одни и те же документы, поэтому нужен тестовый обмен.

Лимиты и риски

Лимит — это риск, а не просто цифра. Если система не учитывает заказы в работе и просрочку, лимит будет превышен незаметно.

Настройте блокировку и уведомления заранее. Менеджер должен видеть, почему заказ остановлен, а клиент — что нужно сделать.

Что не делать

Не храните правила цен в Excel и не давайте всем менеджерам право менять цену. Это быстро приводит к хаосу и спорам.

Не автоматизируйте всё сразу. Начните с цен, лимитов и документов, затем добавляйте сложные сценарии.

Как поддерживать порядок

Назначьте владельца правил и регламент изменений. Если каждый менеджер может поменять цену без следа, история и аудит теряют смысл.

Раз в квартал проверяйте договоры, лимиты и документы. Это дешевле, чем разбирать спор с клиентом после выставленного счёта.